Portofoliul proceselor de achiziţie publică reprezintă „mulțimea” tuturor proceselor de achiziţie publică care trebuie inițiate și/sau realizate într-un an bugetar și care se materializează în contracte de achiziții de diferite tipuri și valori monetare. Această „mulţime” de procese este sintetizată în Programul Anual al Achizițiilor Publice (PAAP) sub forma tuturor procedurilor de atribuire și/sau a achizițiilor directe pe care autoritatea contractantă intenționează să le deruleze în perioada respectivă.

Procesul de achiziţie publică reprezintă succesiunea tuturor activităţilor organizate în scopul atingerii unor obiective definite. Activităţile din cadrul procesului de achiziții publice sunt structurate logic, în sensul că fiecare activitate inclusă în proces adaugă valoare rezultatului activităţii anterioare, în scopul obţinerii unei asigurări rezonabile că, la finalizarea procesului, se îndeplinesc obiectivele definite. Totodată, desfășurarea activităţilor cuprinse în acest proces implică utilizarea resurselor disponibile la nivelul autorităţii contractante (cum ar fi personal, infrastructură), dar și din exteriorul autorităţii, acolo unde aceste resurse sunt limitate sau nu există, în vederea suplinirii acestor lipsuri (cum ar fi furnizori de servicii auxiliare achizițiilor, unități de achiziții centralizate, contractanți).

Proiectul este utilizat ca o formă de organizare a proceselor de achiziție publică complexe. Dar ce înseamnă această abordare în practică? Utilizarea metodelor de management de proiect pentru determinarea gradului adecvat de complexitate prin raportare la context și utilizarea de planuri de management de proiect pentru reducerea complexității.

Procesul de achizitii publice Orice autoritate contractantă, într-un an bugetar, achiziționează produse, servicii şi/ sau lucrări într-o anumită cantitate şi cu o anumită valoare monetară. Achiziţiile de dimensiune mică sau foarte mică se realizează de cele mai multe ori neplanificat, în timp ce în cazul celorlalte tipuri de achiziții, cu un grad de complexitate mai ridicat, autorităţile contractante realizează achiziţiile în mod planificat. În fiecare dintre cele două abordări, autorităţile contractante derulează procese de achiziţie publică.