Actualizarea datelor firmei în SEAP este o obligație legală pentru toate companiile care participă la proceduri de achiziții publice prin platforma SICAP.
Orice neconcordanță între datele reale ale firmei și informațiile din SEAP poate duce la blocarea contului, respingerea ofertelor sau chiar excluderea din licitații.

Acest articol explică când este obligatorie actualizarea datelor firmei în SEAP, ce modificări trebuie raportate și cum se face corect, în strânsă legătură cu utilizarea certificatului digital.

Ce înseamnă actualizarea datelor firmei în SEAP?

Actualizarea datelor firmei în SEAP presupune modificarea informațiilor oficiale ale operatorului economic înregistrat în platforma SICAP, astfel încât acestea să corespundă situației reale din Registrul Comerțului și din documentele fiscale.

Datele actualizate corect asigură:

• acces continuu la platforma SEAP
• validitatea ofertelor depuse
• evitarea problemelor administrative sau juridice

Când este obligatorie actualizarea datelor firmei în SEAP?

Actualizarea este obligatorie imediat ce apare una dintre situațiile de mai jos:

1. Schimbarea denumirii firmei

Orice modificare de nume trebuie reflectată și în SEAP pentru a evita neconcordanțele la evaluarea ofertelor.

2. Schimbarea sediului social

Adresa firmei din SEAP trebuie să coincidă cu cea din documentele oficiale.

3. Schimbarea reprezentantului legal

Aceasta este una dintre cele mai frecvente situații și este direct legată de certificatul digital utilizat în SEAP.

4. Modificarea formei juridice

De exemplu, trecerea de la SRL la SA sau alte schimbări structurale.

5. Actualizarea datelor de contact

Emailul și numărul de telefon trebuie să fie valide pentru comunicările oficiale din SEAP.

Legătura dintre actualizarea datelor și certificatul digital

Datele firmei din SEAP trebuie să fie perfect corelate cu certificatul digital utilizat pentru autentificare și semnare electronică.

În multe cazuri, actualizarea datelor firmei implică:

• reînnoirea certificatului digital
• schimbarea titularului certificatului
• reasocierea certificatului cu firma în SEAP

Dacă aceste informații nu sunt sincronizate, pot apărea erori la depunerea ofertelor sau la semnarea documentelor.

Ce documente sunt necesare pentru actualizarea datelor în SEAP?

De regulă, sunt solicitate:

• certificat constatator actualizat de la Registrul Comerțului
• certificat de înregistrare fiscală
• act de identitate reprezentant legal / împuternicit
• împuternicire (dacă este cazul)
• certificat digital calificat valid

Documentele trebuie să fie corecte și actuale pentru a fi acceptate în platformă.

Cum se face actualizarea datelor firmei în SEAP?

Procesul implică următorii pași principali:

1. Verificarea modificărilor apărute în actele firmei
2. Autentificarea în platforma SICAP
3. Actualizarea informațiilor din contul operatorului economic
4. Încărcarea documentelor justificative
5. Validarea modificărilor în platformă

În practică, procesul poate deveni dificil fără experiență, mai ales atunci când este implicat și certificatul digital.

Greșeli frecvente în actualizarea datelor SEAP

• neactualizarea imediată a datelor după modificări
• folosirea unui certificat digital necorelat cu firma
• documente incomplete sau expirate
• lipsa drepturilor de reprezentare în SEAP

Aceste greșeli pot duce la respingerea ofertelor sau la imposibilitatea participării la licitații.

Ai nevoie de ajutor pentru actualizarea datelor în SEAP?

Echipa Licitatiiseap.ro oferă suport complet pentru:

• Recuperare/Reînnoire certificat SEAP
• Înregistrare în SEAP + Obținere Certificat Digital (valabil 24 luni)
• Suport adăugare produse în Catalog SEAP
• Suport finalizare Cumparari Directe SEAP
• Monitorizare licitații SEAP+ notificări pe email - 12l
• gestionare certificat digital
• asistență pentru participarea la licitații publice

👉 Contactează-ne pentru suport specializat:
🔗 https://licitatiiseap.ro/contact/