Institutiile si companiile apeleaza de nenumarate ori la serviciile de arhivare deoarece, prin delegarea administrarii documentelor, se pot reduce in mod semnificativ costurile prin depozitarea documentelor si inregistrarilor in afara sediului, acestea vor avea mai mult spatiu la dispozitie, documentele se pot accesa oricand, se imbunatateste  eficienta activitatilor companiei, siguranta administrarii documentelor si conformitatea si se reduc costurile cu personalul.

Conform unui studiu realizat de site-ul licitatia.ro, in anul 2014 s-au publicat un numar de 27 achizitii pentru contractarea de servicii de arhivare, avand o valoare totala de 30.397.360 lei. Si in anul 2015, in perioada ianuarie-martie s-au inregistrat deja un numar de 14 achizitii, cu totalul de 2.734.422 lei.

Anunturile pentru achizitia de servicii de arhivare se publica atat pe SEAP, cat si pe site-urile primariilor, consiliilor judetene, in presa, etc. Toate aceste surse sunt monitorizate zilnic de echipa licitatia.ro si transmise prin alerta catre abonatii serviciului nostru de monitorizare licitatii. Astfel, acest domeniu de activitate poate fi o oportunitate foarte buna de afaceri.

In anul 2015, licitatia cu cea mai mare valoare estimata, monitorizata de licitatia.ro, a fost organizata de catre Oficiul National al Registrului Comertului pentru achizitia de servicii de depozitare si gestionare a cutiilor cu documente si servicii conexe. Valoarea contractului a fost de 2.678.002 RON, la care s-a adaugat si TVA. Licitatia a avut loc in data de 27.02.2015.

Pentru a desfasura activitatea de arhivare nu se necesita numeroase resurse, sunt doar cateva cerinte minime care trebuie respectate, specificate in Normativul privind caracteristicile tehnico-functionale ale spatiilor si echipamentelor de depozitare si conservare a arhivelor aflate in administrarea creatorilor publici si privati de arhiva.

Prevederi privind arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile se regasesc in Sectiunea F din Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobata prin OMEF 3512/2008.

Potrivit acestora, persoanele prevazute la art. 1 din Legea 82/1991, republicata, au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate. Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.

Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica Publicata in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345/2007 este cea care reglementeaza si stabileste regimul juridic aplicabil crearii, conservarii, consultarii si utilizarii documentelor in forma electronica arhivate sau care urmeaza a fi arhivate intr-o arhiva electronica.