Conform anuntului publicat pe SEAP incepand cu data de 04.12.23 SEAP-ul face modificari importante

22.11.2023 03:44

Dragi utilizatori,

Vă informăm că în perioada 30.11.2023 00:00 - 04.12.2023 08:00  SEAP va fi oprit pentru implementarea noilor formulare electronice europene eForms dezvoltate potrivit Regulamentului de punere în aplicare (UE) 2019/1780 al Comisiei din 23 septembrie 2019 de stabilire a formularelor standard pentru publicarea anunțurilor în domeniul achizițiilor publice și de abrogare a Regulamentului de punere în aplicare (UE) 2015/1986.

În această perioadă toți utilizatorii sistemului, atât autorități contractante, cât și ofertanți, nu vor avea acces în SEAP și nu vor putea efectua operațiunile aferente procedurilor de achiziție publică/achizițiilor directe sau alte operațiuni specifice în sistem.

Începând cu data de 04.12.2023 08:00, când SEAP va fi repornit, modul de lucru în sistem al autorităților/entităților contractante care organizează proceduri de atribuire a contractelor/acordurilor-cadru în domeniile achiziții publice, sectoriale, concesiuni de lucrări/servicii, apărare și securitate va fi impactat de implementarea în SEAP a noilor formulare eForms.

Precizăm că, pentru a afecta cât mai puțin modul de lucru al utilizatorilor cu care erau obișnuiți în sistem, dezvoltarea noilor formulare eForms în SEAP a fost făcută cu păstrarea interfețelor și fluxurilor actuale aferente definirii/completării unei documentații de atribuire și DUAE, inclusiv cele aferente pașilor de generare/publicare a anunțurilor de inițiere sau de atribuire aferente, excepția principală de la aceasta constituind-o modul de inițiere/generare/publicare a modificărilor intervenite la un anunț de inițiere/fișa de date a achiziției.

În acest scop, republicăm Ghidul eforms pentru autorități/entități contractante, care poate fi accesat aici.

În acest ghid autoritățile/entitățile contractante vor putea găsi răspunsuri cel puțin, dar nu numai, la următoarele întrebări:

1. Ce se întâmplă cu documentațiile/anunțurile transmise în sistem înainte de data trecerii la eForms?

2. Care sunt principalele noutăți privind modul de lucru cu documentația de atribuire din sistem (fișa de date) și formularul electronic Criterii DUAE?

3. Ce anunțuri vor putea fi transmise/publicate în TED, în noul format eForms, de autoritățile/entitățile contractante?

4. Care sunt opțiunile disponibile în sistem pentru publicarea modificărilor intervenite la un anunț de inițiere/fișa de date a achiziției?

Pentru o mai facilă familiarizare cu ghidul, precizăm principalele aspecte de avut în vedere și principalele capitole unde vor putea fi accesate răspunsurile la aceste întrebări:

1. Ce se întâmplă cu documentațiile/anunțurile transmise în sistem înainte de data trecerii la eForms?

Situațiile particulare privind documentațiile/anunțurile transmise în sistem în vechea structură de date, înainte de data trecerii la eForms, vor fi abordate prin măsuri specifice.

Astfel, începând cu data trecerii la eForms, 04.12.2023, unele documentații aflate în situații particulare vor parcurge un proces de transformare din vechea structură de date pe noua structură de date eForms, astfel încât anunțurile aferente din SEAP ce se transmit la JOUE să aibă un format valid eForms.

În Ghidul eForms, în capitolele 4 și 5, sunt prevăzute subcapitole distincte privind măsurile M1-M14 care se aplică în situațiile particulare în care se pot afla utilizatorii sau o documentație de atribuire/anunț transmise în SEAP înainte de data trecerii la eForms, iar fiecare subcapitol conține secțiuni denumite astfel:

- Ce se va întâmpla în SEAP, care descriu ce se întâmplă în sistem în situația particulară (exemplu: respingere automată a documentației de atribuire care nu are încă anunț de inițiere publicat),

- Ce trebuie să facă autoritatea contractantă  sau utilizatorul (exemplu: reluare proces de completare a documentației prin copierea documentației de atribuire respinse, completarea/prevalidarea eForms a noii documentații și publicarea acesteia), ori utilizatorii (exemplu: necesitate actualizare adresă de e-mail din profil a utilizatorului, întrucât este acceptată doar adresă de email unică, nu mai multe adrese de email).

Atragem atenția în special asupra măsurii (subcapitolului 4.4) din Ghid denumite M8 Măsuri privind extinderea termenelor la proceduri inițiate prin documentații de atribuire transmise în SEAP înainte de data trecerii la eForms.

Având în vedere că în derularea unei proceduri de atribuire poate interveni necesitatea extinderii termenului de depunere ofertă/solicitare de participare, vă informăm că, în situația unei proceduri de atribuire inițiate înainte de data trecerii la eForms, autoritatea contractantă, înainte de a iniția/publica eventuale extinderi de termene, va trebui să parcurgă din timp – recomandat în perioada de după trecerea la eForms -  procesul de transformare în noul format eForms a documentației de atribuire aferente anunțului de inițiere publicat în JOUE și de publicare a unui anunț de schimbare potrivit pașilor descriși în capitolul anterior menționat.

2. Care sunt principalele noutăți privind modul de lucru cu documentația de atribuire din sistem (fișa de date) și formularul electronic DUAE?

De asemenea, una din principalele modificări și, totodată, îmbunătățiri în modul de lucru al autorităților contractante constă în faptul că documentațiile de atribuire corespunzătoare tipurilor de anunțuri enumerate la pct. 3 de mai jos, în contextul eForms, vor putea fi verificate de către autoritatea contractantă utilizând sistemul de pre validare al TED, CVS (Central Validation Service), înainte de transmiterea spre publicare în SEAP a documentației de atribuire (din care se vor prelua automat informațiile specifice în anunțul de inițiere al procedurii în momentul în care acesta va fi generat de autoritate/entitate contractantă).

Această pre verificare prezintă avantajul detectării și remedierii din timp a unor posibile erori tip eForms de completare a informațiilor din fișa de date care vor fi preluate și în anunțul transmis către JOUE, ceea ce reduce la minim posibilitatea unui eventual refuz de publicare a anunțului în TED.

De asemenea, în diversele momente ale completării documentației în sistem, vor fi disponibile pentru utilizatori mesaje de atenționare sau de informare ale SEAP cu privire la acțiunile posibile pe care autoritatea contractantă le poate efectua acolo unde sunt situații noi, specifice eForms, sau mesaje de eroare generate de omisiunea completării unor câmpuri.

Astfel, la acționarea butonului VERIFICA de la nivelul documentației de atribuire aflate fie IN DEFINIRE, fie IN MODIFICARE, dacă utilizatorul a completat eronat/a omis completarea unor câmpuri noi, specifice eForms, sistemul de pre validare al JOUE transmite și sunt afișate utilizatorului în fereastra „Verificare” erorile de completare.

Detalii privind modul de identificare și remediere a erorilor eForms posibile în procesul de prevalidare cu CVS (Central Validation Service) se regăsesc în Ghidul eForms în capitolul 7 Erori afișate la pre validarea documentației de atribuire de sistemul de validare al JOUE - Modalitate de identificare și remediere.

De asemenea, detalii principalele noutăți privind modul de lucru cu DUAE se regăsesc în Ghidul eForms în capitolul 6     DUAE integrat în documentația de atribuire  - Modificări privind motive de excludere/criterii selecție (E2).

3. Ce anunțuri vor putea fi transmise/publicate în TED, în noul format eForms, de autoritățile/entitățile contractante?

De interes este și capitolul 4 Măsuri privind tranziția anunțurilor din Ghid, în care sunt abordate anunțurile care se transmit în noul format eForms, modalitatea de publicare a modificărilor la un anunț, precum și de publicare a modificărilor la documente atașate ca fișiere de autoritatea contractantă la documentația de atribuire (exemplu: caiet de sarcini).

Astfel, anunțurile de inițiere/de schimbare/atribuire a procedurilor de achiziție și anume:

- Anunțuri de participare (contractare) in domeniul achizițiilor non sectoriale

- Anunțuri de participare (contractare) in domeniul achizițiilor sectoriale

- Anunțuri de participare (contractare) in domeniul achizițiilor din apărare

- Anunțurile de concesionare

- Anunțurile de concurs de proiecte

vor putea fi transmise de către autoritățile contractante automat prin intermediul SEAP, în format eForms către TED, în vederea publicării în JOUE, dacă acestea îndeplinesc condițiile (depășesc pragurile sau este decizie a autorității contractante). Mai multe detalii în Ghidul eforms.

Informațiile completate în documentația de atribuire, publicată în SEAP după validarea de către autoritatea contractantă cu sistemul de pre validare al JOUE și remedierea omisiunilor în completare, vor fi preluate - la momentul generării de către utilizator a anunțului de inițiere - și transformate automat de sistem din vechea structură de date pe noua structură de date, astfel încât anunțurile publicate în TED vor putea fi vizualizate și în SEAP în noul format de date eForms impus de Regulamentul European, cât și în vechiul format cu care utilizatorii erau obișnuiți.

4. Care sunt modalitățile disponibile în sistem pentru publicarea modificărilor intervenite la un anunț de inițiere/fișa de date?

Noutățile privind modul de lucru privind inițierea și publicarea modificărilor intervenite la anunțul de inițiere/fișa de date sau la documente atașate ca fișiere de autoritatea contractantă la anunțul de inițiere (exemplu: caiet de sarcini) se regăsesc în Ghidul eForms în subcapitolul 4.3.1.2 Publicare modificări la anunțul de inițiere publicat în TED/Fișa de date (E2).

În ceea ce privește eratele, acestea sunt înlocuite în eForms – anunțuri de inițiere cu publicare în JOUE - cu ”anunțul de schimbare” prin care anunțul inițial este schimbat cu unul modificat și în care autoritatea contractantă indică motivul schimbării.

În procesul de completare și publicare de către autoritatea contractantă a modificărilor intervenite la anunțul de inițiere/fișa de date, în SEAP se va genera și publica o ”clarificare/erată din oficiu automată” care conține modificările efectuate și motivul indicat de autoritatea/entitatea contractantă. Această ”clarificare/erată din oficiu automată” va fi generată și publicată indiferent dacă anunțul inițial a fost și cu publicare în JOUE sau doar cu publicare la nivel național în SEAP.

Pentru situația în care anunțul inițial a fost transmis la JOUE, SEAP va genera automat și va transmite și un anunț de schimbare către JOUE, anunț de schimbare care va fi publicat și în SEAP.

Având în vedere perioada de oprire a SEAP (downtime) - 30.11-03.12.2023, pentru implementarea eForms -, perioadă în care utilizatorii nu putea accesa SEAP - https://www.e-licitatie.ro/pub -, recomandăm descărcarea Ghidului, precum și a oricăror documente / informații din SEAP care pot fi de folos utilizatorului în perioada mai sus menționată.

Cu stimă,

Echipa SEAP